בעולם העסקי בישראל יש 4 סוגי מסמכים חשובים. העיקר זה לדעת מה כל אחד אומר ומתי מוציאים אותו.
📝 הצעת מחיר (Quote / Proposal)
מה זה: מסמך בלתי-מחייב שמראה ללקוח מה אתה מציע ובאיזה מחיר. זה לא תיעוד הכנסה ולא דורש שום פעולה מול רשות המיסים.
מתי מוציאים: בשלב הראשוני — לפני שהלקוח סיכם איתך. כשלקוח פונה ושואל "כמה זה עולה?" — אתה שולח הצעת מחיר.
מה כותבים: פירוט השירות/מוצר, מחיר ברוטו/נטו, תוקף (למשל 30 יום), תנאי תשלום.
איך שולחים: אפשר ב-PDF רגיל, במייל או בוואטסאפ. לא חייב לצאת מתוכנה מאושרת.
💡 טיפ: ברגע שהלקוח מאשר את הצעת המחיר — צור חוזה או הוצא חשבון עסקה (תלוי בגודל העבודה).
📋 חשבון עסקה (Proforma Invoice)
מה זה: "בקשת תשלום" רשמית. זה אומר ללקוח: "יש לנו עסקה, בבקשה שלם לי". זה לא מסמך שמחייב אותך במע״מ, ולא מחייב את הלקוח בקיזוז.
מתי מוציאים:
- לפני שקיבלת כסף — כשהלקוח סיכם איתך שהוא לוקח את השירות/מוצר
- כשחברה גדולה שואלת "תשלחו לי חשבון עסקה ואני אעביר לתשלום"
- כשעובדים עם עוסק פטור שאין לו חשבונית מס
- לפרויקטים ארוכים — שולחים חשבון עסקה בתחילה, ובסיום מוציאים חשבונית מס על הסכום שהתקבל
מה הלקוח עושה איתו: משלם. הוא לא יכול לקזז ממנו מע״מ.
⚠️ שים לב: חשבון עסקה לא מחליף חשבונית מס. ברגע שקיבלת את הכסף — חייבים להוציא חשבונית מס + קבלה.
🧾 חשבונית מס (Tax Invoice)
מה זה: המסמך שבו ההכנסה נרשמת רשמית לעסק. זה המסמך הכי חשוב. הוא גם מתעד את המע״מ שגבית, וגם מאפשר ללקוח (אם הוא עוסק מורשה) לקזז את המע״מ ששילם.
מתי מוציאים:
- תוך 14 יום מיום מתן השירות / מסירת המוצר — זו דרישת חוק של רשות המיסים
- אם הלקוח שילם מראש — מוציאים ביום קבלת התשלום (ואז זה יהיה "חשבונית מס-קבלה")
- כעוסק מורשה — כמעט תמיד תוציא חשבונית מס (ולא חשבון עסקה)
מה חייב להופיע בחשבונית: פרטי העוסק, מספר עוסק, שם ומספר של הלקוח (לחברות), תאריך, מספר חשבונית ברצף, פירוט השירות, סכום לפני מע״מ, מע״מ (18%), סה״כ.
מע״מ: עוסק מורשה מוסיף 18% לכל מחיר. עוסק פטור לא מוסיף מע״מ.
⚠️ חשוב מאוד: חשבונית ממוספרת ברצף ואי-אפשר למחוק אותה. ברגע שהוצאת חשבונית — היא קיימת. אם טעית — מוציאים "חשבונית זיכוי" (להפוך אותה).
✅ קבלה (Receipt)
מה זה: אישור שהכסף נכנס בפועל לחשבון שלך. הקבלה לא רושמת הכנסה (החשבונית עושה את זה) — היא רושמת תנועת כסף.
מתי מוציאים:
- ברגע שהתקבל התשלום בפועל — מזומן, העברה בנקאית, אשראי, צ׳ק שנפרע
- אם הלקוח שילם מיד עם קבלת החשבונית — מוציאים "חשבונית מס-קבלה" (מסמך אחד משולב)
- אם הלקוח משלם בתשלומים — מוציאים קבלה על כל תשלום בנפרד
מה חייב להופיע: תאריך, סכום, אמצעי תשלום (מזומן / העברה / אשראי / צ׳ק + מספר), מספר חשבונית שאליה הקבלה מתייחסת.
💡 חשבונית מס-קבלה: כשהלקוח משלם באותו רגע של קבלת השירות — מוציאים מסמך אחד שהוא גם חשבונית וגם קבלה. זה הנפוץ ביותר אצל עוסקים קטנים.
📅 רצף טיפוסי של עסקה:
- לקוח פונה ← שולח הצעת מחיר 📝
- הלקוח אישר ← שולח חשבון עסקה לתשלום 📋
- הלקוח העביר כסף ← מוציא חשבונית מס + קבלה 🧾✅
בעסקאות קטנות ומהירות בד״כ מדלגים על שלבים 1-2 ומוציאים ישר "חשבונית מס-קבלה".
⚠️ חשוב: אסור להוציא חשבונית או קבלה ידנית במחברת או ב-Word. חייבים להשתמש בתוכנה מאושרת של רשות המיסים (SUMIT, ריווחית, חשבונית ירוקה, חשבשבת וכו׳) — זו דרישה חוקית.
💡 אצלנו במשרד: אנחנו חסידים גדולים של טכנולוגיה — עובדים עם המערכות הכי מתקדמות לניהול הכנסות, הוצאות וחשבוניות. הלקוחות שלנו לא צריכים לדאוג לבד לבחירת תוכנה — אנחנו מחברים אותם למערכות הנכונות ומפקחים על הכל בזמן אמת דרך פורטל SmartBalance.
מס הכנסה זה מס שמשולם על הרווח של העסק בסוף השנה. אבל המדינה לא מחכה עד סוף השנה – היא גובה מקדמות לאורך השנה, כמו תשלום "על החשבון".
- רשות המיסים קובעת אחוז מקדמה לפי המחזור שלך (לרוב כמה אחוזים מההכנסה)
- משלמים כל חודש או כל חודשיים לפי גובה העסק
- בסוף השנה עושים "התחשבנות" – אם שילמת יותר מדי תקבל החזר, אם פחות תצטרך להשלים
טיפ: תקפיד לשלם בזמן – איחור גורר ריבית והצמדה. אנחנו דואגים להזכיר לך לפני כל תאריך תשלום.
💡 אצלנו במשרד: אנחנו לא מחכים לסוף השנה — בודקים כל רבעון את גובה המקדמות מול הרווח האמיתי, ומעדכנים את רשות המיסים בזמן אמת דרך פורטל SmartBalance. ככה לא נופלים על תוספת מס גדולה ולא על מקדמות מנופחות מדי.
כשלקוח (בדרך כלל חברה) משלם לך, לפעמים הוא לא מעביר לך את כל הסכום – הוא "מנכה" חלק ושולח ישר לרשות המיסים בשמך. זה נקרא ניכוי מס במקור, וזה למעשה מקדמה נוספת על חשבון המס השנתי שלך.
- אישור ניכוי מס במקור – אישור מרשות המיסים שקובע כמה ינכו לך (לרוב אפס אחוזים אם אתה מסודר)
- אם אין לך אישור – ינכו לך את אחוז ברירת המחדל (יכול להיות 30% ויותר)
- בסוף השנה – כל הניכויים מתקזזים מול המס שאתה חייב
מה אנחנו בכהן פרטנרס עושים עבורך: דואגים לחדש לך את האישור כל שנה ולהעביר אותו ללקוחות שלך, כדי שתקבל את מלוא התשלום.
כעצמאי, אתה חייב להיות רשום בביטוח לאומי ולשלם כל חודש. זה לא רק "מס" – זה מה שנותן לך זכויות: דמי לידה, דמי פגיעה, אבטלה (במצבים מסוימים) ופנסיה בסוף הדרך.
- ביטוח לאומי קובע לך מקדמה חודשית לפי הכנסה משוערת
- התשלום כולל גם ביטוח לאומי וגם מס בריאות
- בסוף השנה יש התחשבנות לפי ההכנסה האמיתית
- אם ההכנסה צפויה להשתנות – אפשר לבקש לעדכן את המקדמה
שימו לב: אי-תשלום גורע זכויות! אם פתאום תזדקק לדמי פגיעה או לידה, ביטוח לאומי יבדוק אם שילמת בזמן.
הוצאה מוכרת = הוצאה שרשות המיסים מקבלת כהוצאה של העסק, ומקזזת אותה מההכנסות כך שמפחיתה את המס שתשלם. כלל הזהב: רק הוצאות שקשורות ישירות לייצור ההכנסה של העסק שלך מוכרות.
איך לחשוב על זה: שאל את עצמך: "האם הייתי מוציא את הכסף הזה גם אם לא היה לי עסק?" אם התשובה "כן" — כנראה לא הוצאה מוכרת. אם "לא, הוצאתי רק בגלל העסק" — כן מוכרת.
✅ הוצאות מוכרות במלואן
- חומרי גלם וסחורה — כל מה שקנית כדי למכור או לייצר
- ספקים ושירותים מקצועיים — עורכי דין, רואי חשבון, יועצים
- שכירות משרד/חנות (100% אם משמש רק לעסק)
- שכר עובדים + זכויות סוציאליות
- ציוד משרדי שוטף — עטים, ניירות, דיו מדפסת
- אחזקה ותיקון של ציוד עסקי
- שיווק ופרסום — Google Ads, Facebook Ads, עיצוב לוגו
- אתר אינטרנט — אחסון, דומיין, פיתוח
- השתלמויות מקצועיות בתחום העיסוק
- חברות במוסדות מקצועיים (לשכות, איגודים)
- ביטוח עסקי — צד ג׳, אחריות מקצועית, מבנה
- כיבוד קל בישיבות (קפה, עוגיות)
⚠️ מוכרות חלקית — לפי חישוב
- אחזקת רכב (דלק, ביטוח, טסט, תיקונים, שטיפות) — 45% מההוצאה + 66% או 33% מהמע״מ, בהתאם לאופי השימוש העסקי ברכב
- רכב מסחרי רשום על העסק — 100% מההוצאה + 100% מהמע״מ
- פחת על הרכב — בהתאם לסוג ותקופת הבעלות
- חשמל/מים/ארנונה במשרד ביתי — חלק יחסי לפי שטח (לרוב 20%-25%)
- אינטרנט וטלפון נייד — 80% (נחשב שימוש חלקי פרטי)
- ארוחות עסקיות עם לקוח — לא מוכרות! רק כיבוד קל במשרד
- מחשב וציוד דיגיטלי — פחת על פני 3-4 שנים
- ריהוט משרדי — פחת על פני 6-10 שנים
- אירוח לקוחות בחו״ל — מוגבל ודורש תיעוד
❌ הוצאות שאינן מוכרות
- מזון ומשקאות לעצמך (גם בצהרי יום עבודה)
- ביגוד ותספורת (חוץ מבגדי עבודה ייעודיים עם לוגו)
- נסיעות פרטיות — גם "עברתי דרך לקוח"
- קנסות (חניה, מהירות, מס)
- מתנות ללקוחות מעל 250 ₪ (ומתנות פרטיות בכלל)
- חיסכון פרטי ופנסיה אישית (יש הטבות מס נפרדות)
- חופשה משפחתית — גם אם בדרך פגשת לקוח
📋 מה אנחנו ממליצים לך לעשות כל חודש:
- שמור כל חשבונית/קבלה של כל הוצאה לעסק — גם אם קטנה
- צלם מיד ושמור דיגיטלית (האפליקציה של SUMIT סורקת אוטומטית)
- העלה לפורטל או שלח לנו דרך וואטסאפ ≤ ה-5 לחודש הבא
- אם ספק דרש "עסקה במזומן ללא חשבונית" — סרב. זה גם לא מוכר לך וגם לא חוקי.
- אל תחכה לסוף שנה כדי "להיזכר" — הוצאות שלא תעדת, לא מוכרות
💡 כלל אצבע: כל הוצאה מוכרת של ₪100 חוסכת לך בערך ₪30-50 במס (לפי מדרגת המס). שווה להקפיד!
💡 אצלנו במשרד: הלקוחות שלנו מצלמים חשבונית וזהו — הפורטל של SmartBalance מסווג אוטומטית, בודק שלא חסרים פרטים, ומעלה את זה למערכת הנהלת החשבונות. אתם פשוט מצלמים, ואנחנו דואגים שכל הוצאה מוכרת תיכנס לדוח השנתי.
כדי שנוכל לעבוד מהר ונכון בשבילך, חשוב לשמור על זרימת עבודה תקינה. הנה מה שאנחנו מבקשים ממך:
✅ כל חודש — עד ה-5 לחודש הבא
- העלאת כל חשבוניות הכנסה שהוצאת
- העלאת כל חשבוניות הוצאה של ספקים
- דיווח על תלושי שכר (אם יש עובדים)
- תנועות בנק חריגות — עם הסבר קצר
✅ כל תקופת דיווח — עד ה-10 לחודש הדיווח
- אישור התשלומים שנשלח אליך ישירות במייל/וואטסאפ
- עדכון אם יש שינוי במצב — נסיעה לחו״ל, חשבון חדש, עובד חדש
✅ פעם בשנה
- חידוש ייפוי כוח לרשות המיסים
- חידוש אישור ניכוי מס במקור
- אימות שהפרטים שלך עדיין עדכניים
- סקירת המחזור השנתי וקביעת יעדים ל-שנה הבאה
🆘 מיידית — כשמשהו קרה
- קיבלת הודעה/מכתב מרשות המיסים או ביטוח לאומי
- שאלה/דרישה מבנק
- שינוי בסטטוס העסק (הפסקה, גידול, שינוי ענף)
- לקוח לא שילם/דרישה לחשבונית מבטלת
חשוב: אם לא נקבל ממך חומר בזמן, לא נוכל לדווח לרשויות בזמן — ואתה עלול לשלם קנס. לכן אנחנו שולחים תזכורות ב-1 ו-5 לכל חודש.
🎯 כלי העזר שלנו לך:
- הפורטל — העלאה מהירה, צפייה בזמן אמת
- וואטסאפ — הכי מהיר לשאלות קצרות
- מייל — למסמכים רשמיים וחוזים
- טלפון — כשיש דחיפות או נושא מורכב
